Schule als Behörde stellt alle Beteiligten vor große Herausforderungen, wenn es um die Organisation des Schulalltags geht.
Schulen verfügen in der Leitungsebene nicht über reine Verwaltungsbeamte. Sekretariate sind – wie alle wissen DIE große Stütze des Systems und müssen in alle Prozesse eingebunden sein, können diese aber weder allein noch voll verantwortlich bearbeiten. Schulleitungsmitglieder, die diese Aufgaben übernehmen haben viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und auch viele unterschiedliche Prozesse und deren individuelle Abläufe zu koordinieren.
Dies führt zu einer Vielzahl parallel laufender Vorgänge, die den Beteiligten manchmal das Gefühl geben, mit zahlreichen Bällen zu jonglieren, von denen keiner herunterfallen darf.
Abläufe, die in irgendeiner Form besprochen, beantragt, genehmigt und organisiert werden müssen sind u.a. Fahrten, Ausflüge, Unterrichtsgänge, Austausche, Fortbildungen, Beurlaubungen, Elternabende, Freistellungen, Schulveranstaltungen, Besuche/Austausche und vieles mehr. Einzelne Anträge werden dabei von den gleichen – mitunter aber auch von unterschiedlichen Personen genehmigt und bearbeitet.
Dies führte bei uns – wie sicher auch bei vielen anderen Schulen dazu, dass ein Antrag schriftlich (auf Papier) gestellt wird und dann von Schreibtisch zu Schreibtisch wandert. Diese Abläufe sind zäh und geraten mitunter ins Stocken, wenn nicht genau geklärt ist, wer bereits informiert wurde, sein ok gegeben hat und ob ein Antrag bereits final genehmigt ist (und was danach passiert). Hier entwickelt jede Schule eigene pragmatische Lösungen.
Ich möchte in diesem Schuljahr diese Prozesse digitalisieren. Dazu gehört nicht nur die Möglichkeit, Anträge online zu stellen.
Dies werden wir sicher über das Formulare Modul in iServ abbilden. Dazu gehört auch die Frage, wie die Bearbeitung gestellter Anträge abläuft. Mein Plan ist es, alle eingehenden Anträge in einer Excel Datei zu bündeln. Auf diese Datei haben nur diejenigen Personen Zugriff, die Anträge genehmigen oder bearbeiten. Dort wird es Bestätigungsfelder für alle Personen geben, die durch das Abhaken bestätigen, dass sie einem Antrag zustimmen.
Sind alle Zustimmungen gesetzt ist der Antrag genehmigt. Dies kann dann den Antragstellern gespiegelt werden und der Termin wird in den Schulkalender übernommen.
Ich bin gespannt auf die Implementierung und wie dieses System von allen beteiligten angenommen wird.
Ziel ist es nicht nur Papier zu sparen, sondern auch Abläufe zu erleichtern, zu vereinheitlichen und ausfallsicher zu gestalten.
Schreibe einen Kommentar